E-Mail Policy

Einleitung
Die Auswirkungen einzelner Viren, Würmern, Spyware oder Trojanern sind so drastisch, dass derzeit Schäden in Milliardenhöhe weltweit in Betrieben und Behörden zu verzeichnen sind. Doch auch auf privaten Rechnern hinterlassen Viren erhebliche Schäden. Besonders in beigefügten Schriftstücken (sogenannten "Attachments") sind Viren bzw. Würmer und Trojaner versteckt; daher ist in diesem Bereich besondere Vorsicht geboten. Der Magistrat der Stadt Wiener Neustadt ist bemüht, durch den Einsatz nicht unerheblicher finanzieller und personeller Ressourcen, die Sicherheitsmechanismen auf dem Laufenden zu halten und ist bisher von den negativen Auswirkungen verschont geblieben. Um den einwandfreien E-Mailverkehr mit dem Magistrat der Stadt Wiener Neustadt auch weiterhin zu gewährleisten, sind aber einige Regeln und Grundsätze festzulegen, die in der anschließenden Informationen für Sie zusammengestellt sind.

Wichtige Hinweise zum richtigen Versenden von E-Mails
Da der/die EmpfängerIn Ihrer E-Mail keinen Zweifel an der Richtigkeit und Echtheit Ihrer E-Mail haben sollte, empfiehlt es sich, Ihre E-Mail wie folgt zu gestalten:

  • Halten Sie die unten angeführten Einschränkungen ein.
  • Verwenden Sie einen sinnvollen und aussagekräftigen Betreff in Deutsch.
  • Schreiben Sie den Inhalt Ihrer E-Mail in den Mailtext.
    Eigene Programme wie Microsoft Word zur E-Mailerstellung verwenden Sie nur dann, wenn es sich um ein Schriftstück handelt, das bereits in dieser Form vorliegt oder so weiterbehandelt werden soll. Lassen Sie den E-Mailtext auch in diesem Fall nicht leer, sondern geben Sie zumindest einen Hinweis auf den Inhalt.
  • Verwenden Sie keine selbstentpackenden Archive beim Versenden von Daten. Sie zwingen damit den Empfänger, unbekannte Programme aufzurufen.
  • Das Versenden von Scherzprogrammen ist nicht zielführend und verunsichert den/die EmpfängerIn.
  • Wir ersuchen Sie, Kettenbriefe jeder Art nicht weiter zu versenden, sondern zu löschen. Auch Bitten um Hilfe (Knochenmarkspenden, etc.) waren in der Vergangenheit ausschließlich gefälscht bzw. getarnte Kettenbriefe.
  • Ein E-Mail darf inklusive aller Attachments die Größe von 6 Megabyte nicht überschreiten.

Welche Einschränkungen gibt es?
Es gibt sowohl Einschränkungen für das E-Mail selbst, als auch für beigefügte Anhänge. Wie andere "Normen" des Internets auch, sind die Standards für E-Mails in sogenannten "Request for Comments" (RFC) festgeschrieben. Die RFCs können bei der "The Internet Engineering Task Force" (IETF) abgerufen werden.

Zeilenlänge maximal 1000 Bytes (incl. CR/LF)
Beschrieben in RFC2822 vom April 2001; Leider halten sich nicht alle E-Mailprogramme daran, auch solche, die nach dem April 2001 ausgeliefert wurden.
Maximal 30 Empfänger
Beschrieben in RFC2821. Einige E-Mailprogramme akzeptieren bis 256 Empfänger, manche auch mehr.
Headergröße (=Kopfzeilengröße)
Diese wird von manchen Mailservern auf maximal 32.768 Bytes limitiert.
Beigefügte Schriftstücke ("Attachments"), die ausführbare Programme enthalten könnten, werden am Internet-E-Mail-Gateway als potenzielle Viren grundsätzlich zurückgewiesen. Die Dateinamen einer beigefügten Datei dürfen keine Sonderzeichen (wie Umlaute oder Satzzeichen) beinhalten.

Folgende Datei-Formate werden vorbehaltlich eines ungefährlichen Inhaltes immer angenommen:

Art

Bezeichnung

Dateiendung (Suffix)

Text

ASCII(ISO 8859-1)

*.txt


Dokument

Microsoft Word

, *.docx

 

Rich Text Format

*.rtf

 

Microsoft Excel

, *.xlsx

 

Comma Separated Values

*.csv

 

Portable Document Format

*.pdf


Grafik

Graphics Interchange Format

*.gif

 

Joint Photographic Experts Group

*.jpg, *.jpeg, *.jpe

  Windows Bitmap *.bmp
  Tagged Image File Format *.tif, *.tiff
  Portable Network Graphics *.png

HTML HyperText Markup Language 4.0.1 *.htm, *.html
  Extensible HyperText Markup Language *.xhtml, *.xml
  Cascading Style Sheets 2 *.css

Komprimierung ZIP *.zip

 

Alle anderen Datei-Formate werden immer abgewiesen. 

Alle anderen Datei-Typen - insbesondere die Schriftstücke aus dem Microsoft Office Bereich - werden von verschiedenen Scannern auf Viren untersucht.

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